Prowadzenie spotkań z zespołem

Powieść biznesowa odcinek #8

Można powiedzieć, że powoli wszystko się układało. Ustaliłem z moim zespołem, że spotykamy się co tydzień wszyscy razem w poniedziałek rano. Oczywiście długo trwało zanim ustaliliśmy termin. Wydawało mi się, że lepszy będzie piątek – wtedy kończy się tydzień, można podsumować i rozdzielić zadania na następny. Ale zostałem przekonany, że ja w poniedziałek rano dostaję zwykle dodatkową partię zadań, a to oznacza, że nasze piątkowe plany wywracają się do góry nogami. Nasze spotkania zaczynają się o dziewiątej i trwają 25 minut. Staram bardzo przestrzegać tego limitu. Dlatego nie tylko ja ale i każdy ma się przygotować. Na początku wszyscy się trochę ze mnie śmiali.

Nasze pierwsze spotkanie poniedziałkowe wyglądało więc tak:
O dziewiątej jeszcze nikogo nie było – oprócz mnie. O 9.10 przyszła Malwina – powiedziała:
– Jeszcze nikogo nie ma to ja pójdę zadzwonić i zaraz będę.
Spotkanie zaczęło się o 9.30, czyli wtedy kiedy teoretycznie powinno się już zakończyć!

Poprosiłem Ryśka, żeby powiedział co zrobił w ciągu tego tygodnia – powiedział, że robił to co zwykle i nie miał większych problemów. Romek powiedział, że on miał problemy, mówił o nich przez kolejne 10 minut. Zapytałem go dlaczego nie przyszedł wcześniej z tymi problemami, a on na to, że czekał by się z nimi podzielić na spotkaniu, bo przecież po to mają być spotkania, nieprawdaż?
Ponieważ problemy Romka dotyczyły tylko jego pracy i tylko ja mogłem mu pomóc, to reszta nie przejawiała zainteresowania i zaczęli rozmawiać o zupełnie nieistotnych rzeczach. Wkurzyło mnie to i zwróciłem im uwagę. Więc ucichli. Kaśka zapytała czy może powiedzieć dowcip dla rozluźnienia atmosfery.

Spotkanie trwało prawie godzinę i jego pierwsza część była bez sensu. W drugiej części było sensownie, bo wspólnie rozdzieliliśmy zadania na następny tydzień. Ja powiedziałem co jest do zrobienia i każdy wziął swoje. Najbardziej byłem zadowolony z tego, że:
a. prosiłem a nie zlecałem
b. poczekałem na ich propozycje, a nie wyrywałem się pierwszy
c. jeśli mi się coś nie podobało, mówiłem o tym i razem już ustalaliśmy ciąg dalszy.

Rezultat był dla mnie zaskakujący – oprócz Romka, który nie zgłosił się do żadnego zadania (jak zwykle) każdy pozytywnie zareagował. Romkowi zadanie przydzieliłem sam i on je zaakceptował (jak zwykle).
Do rozmów z dostawcami nowego produktu zgłosiła się Miśka. Ja widziałem przy realizacji tu bardziej Kaśkę, ale Miśka powiedziała, że ona chce wreszcie zacząć negocjować, bo do tej pory to tylko zajmowała się wyszukaniem dostawców, rozmowami przez telefon, a potem „poważne rozmowy” prowadził ktoś inny,

Trochę się zawahałem. Kaśka ma większe umiejętności negocjacyjne.
Z drugiej strony to pierwszy raz Miśka sama się zgłasza do zadania, więc szkoda byłoby to zmarnować. Na szczęście nie śpieszy nam się z tym kontraktem aż tak bardzo – mamy dwa miesiące do podpisania umowy, będę mógł na bieżąco śledzić postępy i zmniejszać ewentualne ryzyko.

Po tym spotkaniu wysłałem do wszystkich krótką notatkę:

– kto
– do czego
– do kiedy
się zobowiązał.

Od tej pory wysyłam przed spotkaniem „przypominajkę” – proszę żeby każdy przygotował 2 minutowe wystąpienie na temat tego co robił w tygodniu, co poszło dobrze, w czym potrzebuje pomocy. Jeśli ktoś potrzebuje więcej czasu – proszę by powiedział mi o tym przed spotkaniem.

Każdy w outlooku ma teraz „przypominacz” – który uruchamia się za pięć dziewiąta w piątek, więc wszyscy są punktualnie na spotkaniu. Nie czekamy na spóźnialskich. Zauważam, że to nieźle dyscyplinuje.