Spotkania czy spotkanioza?

Zdegustowany – tak Walenty mógłby określić swoje uczucia po ostatnich spotkaniach, w których uczestniczył. No może nie wszystkich, ale tak 60% spotkań było bez sensu – tak uważał.

Podzielił się tym spostrzeżeniem z Marianem, starym dobrym kumplem, z którym razem chodzili na siłownię.
– U was też panuje taka spotkanioza? – zapytał.
– Bo w mojej firmie chyba wszyscy poszaleli. Spotykamy się na spotkaniach, żeby umówić spotkania, potem podsumowujemy spotkania i ustalamy kolejne. Ja nie mam kiedy normalnie pracować! Ostatnio ktoś zaproponował, żebyśmy zrobili spotkanie na temat „jak zmniejszyć ilość spotkań”!
– Też tak mieliśmy – roześmiał się Marian.
– Użyłeś czasu przeszłego, to oznacza, że już tak nie jest?

– No na pewno jeszcze nie jest idealne, ale na pewno jest lepiej niż było. Jakieś 80% spotkań jest z sensem, a po pozostałych prowadzący spotkanie dostaje porządną informację zwrotną.
– Jak wam się to udało?
– Hmm, najważniejsze chyba było przejęcie odpowiedzialności…
– Mówisz, jak na jakimś szkoleniu, powiedz o co chodzi po ludzku!
– No tak, masz rację, doszliśmy do tego na wspólnym szkoleniu, związanym z planowaniem czasu i zadań. Okazało się, że spotkania bezproduktywne zajmują nam stanowczo za dużo czasu. Na dodatek ciągle narzekaliśmy, że prowadzący nie trzymają dyscypliny, że zapraszają hurtem wszystkich, bez zastanowienia się kto naprawdę powinien być. I że spotkania kończą się brakiem konkretnych ustaleń, więc nic nadal nie wiadomo.
– No i?
– I w pewnym momencie trener zadał pytanie – kto jest odpowiedzialny za prowadzenie spotkania.
– No wiadomo, prowadzący!
– Też tak uznaliśmy. Ale potem dyskutowaliśmy na ten temat i stwierdziliśmy, że prowadzący jest odpowiedzialny, ale nie w 100%. Że uczestnicy spotkania też są odpowiedzialni. I zrobiliśmy założenie, że prowadzący ma odpowiedzialność w 60% a uczestnicy w 40%.
– No i co to zmienia, takie rozłożenie procentowe?
– Wyniknęło z tego, że przestajemy być bierni i marudni, że prowadzący sobie nie radzi z tematem.
– Co więc robicie?
– Na przykład jak jestem teraz zapraszany na spotkanie, na którym wydaje mi się, że nie muszę być, pytam jaka jest moja rola na tym spotkaniu, czego ode mnie oczekujesz. I często dostaję odpowiedź, że chcieli mnie tylko poinformować o czymś tam. Więc czasem wolę sobie przeczytać raport. Czasem okazuje się, że mnie zaprosili bo im się wydawało, że będę potrzebny, ale okazuje się, że w tym momencie nic nie wniosę, ani nic nie zyskam. Więc ustalamy, że nie muszę być.
– Z szefem też tak dyskutujesz?
– Ee, no nie zawsze, ale czasem… – roześmieli się obaj – Ale sam wiesz, że spotkania z przełożonymi to tylko część i to nie największa, wspólnych zebrań.
– No dobra, ale poszedłeś, bo okazało się, że musisz być, a spotkanie jest rozwlekłe, dygresje, dyskusje wchodzące w takie szczegóły, że dotyczą tylko dwóch wybranych osób. Co wtedy?
– Postanowiliśmy sami pilnować dyscypliny, jeśli prowadzący ma z tym problem. Ostatnio z Zenobią się śmialiśmy, bo w tym samym momencie zaczęliśmy mówić – Przepraszam, czy mogę podsumować….
– I to działa?
– No, jak już ci mówiłem. Nie jest idealnie. Ja sam cały czas się pilnuję, żeby spotkania, które organizuję były przygotowane i kończyły się konkretnymi ustaleniami. Jak jestem uczestnikiem spotkania, staram się podsumowywać i zadaję pytanie „to co mam zrobić po spotkaniu?”. Widzę, że inni, którzy byli na szkoleniu też tak działają. Ostatnio zauważyłem, że Heniek, który nie był na szkoleniu, ale szybko się uczy, też zaczął tak robić. Więc jest lepiej. Przekazałem materiały ze szkolenia ludziom w moim zespole. Zrobiliśmy sobie mini szkolenie. I ostatnio, jak jednak zacząłem oddalać się od tematu, mój pracownik wyciągnął kartkę i przeczytał: Rozumiem, że to ważny temat, ale czy zdążymy się tym dzisiaj zająć, bo jeszcze mamy do skończenia temat…… Pośmialiśmy się, że zostałem pobity własną bronią. Ale pomogło.
– Możesz podzielić się tym materiałem?
– Jasne. Wyślę Ci jutro rano.
– To ja Cię teraz zapraszam na małe piwo, żebyśmy jutro po tej siłowni nie mieli zakwasów – Walenty spojrzał na zegarek – Koniec naszego dzisiejszego treningu, chodź.

Oto jaki materiał Walenty dostał następnego dnia:

Jako prowadzący i jako uczestnik możesz wpływać na zachowania uczestników spotkania. Zamiast marudzić, że były dygresje, że za bardzo szczegółowo, albo za mało konkretnie poruszyliśmy temat, weź na siebie odpowiedzialność!