Problemy młodego menedżera… #02 – Zdany test z zespołem!

Autor: Agnieszka Lipka

Pamiętasz jeszcze Karolinę, która awansowała na stanowisko menedżerskie w zespole, którego była wcześniej członkiem.
Początki nie są łatwe, bo…

• zespół testuje;
• rywal testuje jeszcze mocniej;
• inni menedżerowie testują…

Jak Karolina może przejść te testy?

Sprawdźmy…

Czas jest jej sprzymierzeńcem. Pod warunkiem, że dobrze go wykorzysta (to dopiero było odkrywcze!).

Karolina z czasem stanie się pewniejsza siebie. Zobaczy, że emocje oczywiście mają znaczenie, ale i ona, i zespół są bardziej odporni na zawirowania niż na początku jej się wydaje. Nauczy się też balansować – kiedy ma przejąć odpowiedzialność, bo rolą menedżera jest rozwiązywane problemów zespołu, a kiedy lepiej zostawić odpowiedzialność po stronie pracownika (on też poczuje dumę, że potrafi rozwiązywać problemy).  Będzie pamiętać, żeby  traktować współpracowników jak dorosłych, a nie jak dzieci (nawet jeśli czasem jak dzieci się zachowają )

Od czego ma zacząć, by móc dojść do takiego punktu? 

Najpierw zrozumieć dlaczego jest testowana. Ludzie chcą się czuć z menedżerem bezpieczni. A czują się bezpieczni, gdy menedżer jest silny. I konsekwentny. Traktuje ich z szacunkiem i słyszy co do niego mówią.  Przy każdej zmianie poczucie bezpieczeństwa spada. I wtedy wiele osób może zachowywać się irracjonalnie. Zmiana jest także okazją do określenia nowych warunków. Więc sporo osób ma ochotę spróbować czy nie da się „wywalczyć” dla siebie czegoś więcej. I to są elementy naturalne, nie ma powodu by się oburzać, lepiej mieć świadomość procesu.  Im bardziej nowy menedżer jest świadom procesów, które zachodzą w grupie, tym lepiej sobie radzi.

Nie obwinia poszczególnych osób, ale patrzy co się dzieje.

W zespole Karoliny nasilił się konflikt. Magda i Anka nigdy nie były najlepszymi koleżankami, ale jakoś się dogadywały. Teraz między nimi tarcia są niemal codziennie, Magda prosi Karolinę o interwencję a Anka wychodzi trzaskając drzwiami. Karolinie jest trudno bo z Magdą znają się od lat, studiowały razem, jeżdżą razem na wakacje. Wygląda na to, że koleżanka chce skorzystać (świadomie lub nie) z przewagi jaką jej daje przyjaźń z menedżerem.  Przełożona na razie nie reaguje. Ale za którymś razem prosi obie o rozmowę. Razem. Pokazuje jak ich relacje wpływają na pracę całego zespołu, ustala z nimi na jakich warunkach chcą ze sobą pracować. Dwa dni po tej rozmowie Anka – na osobności – dziękuje jej i mówi, że była przekonana iż stanie po stronie Magdy, a to potęgowało wcześniej jej irytację, teraz jest spokojna, że zostanie potraktowana sprawiedliwie.

Magda do Karoliny nie odzywała się dwa tygodnie. To nie było miłe. Ale w weekend zadzwoniła i… przeprosiła. Obie panie pilnują rozdzielenia pracy i życia towarzyskiego.

Menedżer bardzo pilnuje sposobu w jaki myśli o pracownikach:

Gdy pracownik mówi:

To nie moja wina, że nie skończyłem raportu!  Wysłałem Zenkowi z działu analiz e-mail a on nie odpisał, więc nie mogłem wykonać swojej roboty, bo potrzebuję danych od niego…

ona słyszy fakty:

Raport nie jest skończony. Informacje od Zenka nie są dostarczone. Jedyną formą kontaktu z Zenkiem był e-mail.

Daruje sobie myślenie, że pracownik jest nieodpowiedzialny, niezaangażowany. To tylko spowoduje napięcie emocjonalne jej i pracownika. A nic nie wnosi do poradzenia sobie z problemem. Menedżer woli skoncentrować  się na rozwiązaniu.

Dlatego albo pyta:

Albo mówi wprost:

A gdy już dostanie gotowy raport, podziękuje że tak szybko zareagował. Jeśli sprawa zdarzyła się po raz pierwszy, gryzie się w język, by nie prawić umoralniających „gadek”, przecież pracownik sam wie, że nie wykonał zadania w terminie. Jednak gdy sprawa się powtarza porozmawia z nim, nawet jeśli będzie to trudna rozmowa.

Przed pierwszą rozmową będzie się denerwować. Przed kolejnymi zapewne też. Ale jeśli będzie regularnie udzielać informacji zwrotnej i będzie pamiętać, że docenienie to też informacja zwrotna, stres minie.

Będzie się starała nie przydzielać zadań, ale pokazywać zespołowi jakie zadania są do zrealizowania i zapraszać, by pracownicy sami decydowali co zrobią.  Gdy coś jednak zostanie, porozmawia o tym z ludźmi w zespole. W ostateczności sama poprosi konkretną osobę o wykonanie. I czasem sama się zaangażuje, ale dlatego że chce. A nie dlatego że unika przekazania odpowiedzialności. W ten sposób zwiększa się samodzielność i odpowiedzialność zespołu. Menedżer nie tylko mówi, że ufa ale po prostu okazuje swoje zaufanie w codziennej pracy.

Być może zdobędzie się na odwagę, by porozmawiać z zespołem wprost o tym, że czuje się testowana przez nich i że jest jej z tym trudno. I czy zamiast testować ją  mogą bardziej skupić się  na testowaniu nowych rozwiązań, które usprawnią pracę  w zespole.

Karolina zaczęła pracę z zespołem od małego expose, w którym wcześniej powiedziała
o tym że pierwszy raz jest menedżerem i na czym jej zależy. I że ważna jest dla niej otwarta komunikacja.  Dzięki temu expose łatwiej jej później mówić o trudnościach.

I przez cały czas pamięta, że testowanie  nie jest przeciwko niej. Zespół ją testuje by poczuć się bezpiecznie.  Gdy Karolina ma tego świadomość, skupia się na rozwiązaniu a nie na poczuciu, że jest ofiarą. Oczywiście jeszcze wielokrotnie będzie wkurzona i rozczarowana. Ale też będzie czuła, że coraz więcej testów pomyślnie przeszła i to będzie dawało jej siłę.